Votre boussole réglementaire
Votre guide pour naviguer dans le paysage en constante évolution des réglementations du secteur.Pour obtenir davantage de précisions en ce qui a trait à vos obligations, nous vous invitons à consulter le site du Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada (CANAFE) à l’adresse https://www.fintrac-canafe.gc.ca/intro-eng. Vous trouverez également un modèle pour préparer le document CANAFE sur les politiques et procédures de votre société en suivant le lien HUB ci-après.
Modèle de programme LBA/LFAT pour les conseillers de la Canada Vie
Modèle de programme LBC/FAT pour les conseillers de la Empire Vie
Vérification Canafe : Guide De Survie
Programme de conformité pour la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement des activités terroristes
Tous les conseillers en assurance vie et les cabinets d’assurance pour lesquels ils travaillent sont assujettis à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (« la Loi »), ce qui signifie que vous devez avoir un programme de conformité par écrit. Ce programme vise à vous assurer que vous comprenez et remplissez vos obligations en vertu de la Loi. Un programme bien conçu, bien appliqué et bien contrôlé ne peut que faciliter le respect de la loi. Veuillez prendre connaissance du programme et veiller à ce que les cinq exigences énoncées soient remplies.Guide étape par étape sur l’élaboration de votre programme de conformité visant la LCB
Dossiers-clients
Vous devez tenir un dossier-client si votre client verse 10 000 $ ou plus pour souscrire une rente ou un contrat d’assurance vie, ou fera des dépôts qui s’élèveront à 10 000 $ ou plus pendant la période visée par la rente ou le contrat d’assurance vie.Déclaration d’opérations ou de tentatives d’opérations douteuses
Si vous ou l’un des membres de votre personnel soupçonnez que l’opération ou la tentative d’opération est liée au blanchiment d’argent ou au financement des activités terroristes, vous devez présenter une déclaration d’opérations douteuses à CANAFE. Tous les formulaires se trouvent en version électronique sur le site Web de CANAFE.Déclaration d’opérations ou de tentatives d’opérations douteuses
Vérification de l'identité d'un client
Protection des Renseignements: Vos responsabilités en vertu de la Loi
1. Responsabilité: Une organisation est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et doit désigner une personne ou des personnes qui veilleront au respect des principes liés à la protection des renseignements personnels. Le fait de bien comprendre la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada (LPRPDE) vous aidera à éviter les problèmes liés à la protection des renseignements personnels. Pour obtenir plus de renseignements à ce sujet, rendez-vous à l’adresse : www.privcom.gc.ca.
2. Détermination des fins de la collecte des renseignements: Les fins pour lesquelles des renseignements personnels sont recueillis doivent être déterminées par l’organisation avant la collecte ou au moment de celle-ci. Déterminez l’utilisation que vous prévoyez faire avec les données recueillies le plus précisément et clairement possible pour que le client sache à quelles fins les renseignements seront utilisés.
3. Consentement: Toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels la concernant et y consentir, à moins qu’il ne soit pas approprié de le faire. Le consentement n’a de signification que si la personne comprend comment cette information sera utilisée.
4. Limitation de la collecte: L’organisation ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées et doit procéder de façon honnête et licite. Ne demandez que les renseignements nécessaires pour le service ou le produit fourni.
5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements: Les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi l’exige. On ne doit conserver les renseignements personnels que le temps nécessaire pour la réalisation des fins déterminées. Vérifiez régulièrement si les renseignements sont toujours nécessaires.
6. Exactitude: Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés. Pour savoir si les renseignements doivent être mis à jour, on peut se demander si l'utilisation ou la divulgation de renseignements périmés ou incomplets ferait du tort à la personne.
7. Mesures de sécurité: Les renseignements personnels doivent être protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité. Gardez les dossiers sous clé. Limitez l’accès des employés qu’aux renseignements essentiels à leur travail.
8. Transparence: Toute organisation doit faire en sorte que des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles à toute personne. Les renseignements sur les principes directeurs et les pratiques peuvent être fournis sur demande en personne, par écrit, par téléphone, dans des publications ou par le biais du site Web d’une organisation.
9. Accès aux renseignements personnels: Toute organisation doit informer la personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels la concernant, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. La personne concernée pourra contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées. Consignez les renseignements personnels en un seul et même endroit ou notez où ils se trouvent afin de faciliter la recherche. Ne divulguez jamais les renseignements personnels, à moins d’avoir établi l’identité de la personne qui en fait la demande et de vous être assuré qu’elle a le droit d’obtenir ces renseignements.
10. Possibilité de porter plainte en cas de non-respect des principes: Toute personne doit être en mesure de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec la ou les personnes chargées de les faire respecter au sein de l’organisation concernée. Le traitement accordé aux plaintes peut contribuer à préserver ou à restaurer la confiance d’une personne dans une organisation.dence in an organization.
Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
Protéger votre pratique et votre IP
Énoncé de Confidentialité du Conseiller et Consentement du Client
Protection de la Vie Privée - Formulaire de Consentement
Guide Sur la Création d’un Programme de Conformité Visant la Protection des Renseignements Personnel
Programme de conformité pour la protection de la vie privée
Programme de conformité pour la protection de la vie privée (Québec)
Confirmation de la destruction des données
La Loi canadienne anti-pourriel a eu des répercussions importantes sur votre façon de faire des affaires. Cette loi interdit essentiellement d’envoyer des messages commerciaux électroniques (MCE), sauf :
- en cas d’exemption statutaire;
- si l’expéditeur a reçu le consentement exprès ou implicite du destinataire.
Un MCE peut être un courriel, mais aussi un texte ou un message texte. On considère comme une activité commerciale tout courriel proposant à des clients éventuels une consultation gratuite sur leur situation financière. Voici les exemptions statutaires :
- un MCE entre des personnes ayant des liens personnels ou familiaux;
- quand un client éventuel est recommandé à un courtier par une tierce partie ayant un lien avec lui et avec le client, le courtier est autorisé à envoyer un message d’introduction au client éventuel;
- lorsqu’une relation commerciale « active » existe entre les parties, où « active » signifie dans les deux (2) ans suivant l’achat ou dans les six (6) mois suivant le dernier service reçu;
- quand le destinataire fournit visiblement son adresse électronique sans indiquer ne pas vouloir recevoir de MCE;
- quand une personne remet sa carte professionnelle indiquant son adresse électronique.
Cette nouvelle loi, tout comme la législation sur les numéros de téléphone exclus, tient les expéditeurs des MCE responsables de la tenue à jour de la nature et de l’état de leur relation avec chaque destinataire. On suggère aux courtiers de prendre les mesures suivantes pour éviter de contrevenir à la Loi :
- Ajouter au document de consentement et d’autorisation existant signé par les nouveaux clients l’autorisation de recueillir et de conserver leurs renseignements personnels et de communiquer avec eux par voie électronique;
- Obtenir le consentement exprès écrit et signé des clients actuels lors de l’évaluation annuelle complète de leur portefeuille financier ou d’assurance, de la prestation de services administratifs relatifs aux polices en vigueur ou de la recommandation de nouveaux produits d’assurance;
- Quand un client consent à ce que vous communiquiez avec lui par voie électronique, il vous faut maintenant lui indiquer qu’il peut se retirer de votre liste de distribution électronique et lui donner un moyen facile de le faire.
Veuillez noter que toute demande de consentement par message électronique constitue une violation de la Loi.
Obtenez le consentement exprès de vos clients dès maintenant pour vous conformer à la nouvelle Loi canadienne anti pourriel. Ne tardez pas!
La Liste nationale de numéros de télécommunication exclus (LNNTE) est une initiative du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC). HUB Capital Inc. les personnes approuvées et les courtiers de HUB Financial Inc. tombent sous la juridiction des règles de la LNNTE. Il est important que vous sachiez ce qui constitue du " télémarketing " selon les lignes directrices de ces règles, et que vous et votre pratique soyez suffisamment informés pour éviter de contrevenir à ces règles.
Pour plus d'informations ou de détails concernant vos obligations, nous vous encourageons à visiter le site Web général du CRTC www.crtc.gc.ca.